Como saber se é hora de digitalizar seu pequeno negócio

Se não fosse pelas circunstâncias criadas pela pandemia, muitos negócios como o de Sérgio, ainda estariam completamente alheios às vantagens que a digitalização pode proporcionar. E grande parte deles ainda pode estar pensando que vender pelo WhatsApp é o máximo de recurso digital que podem ter. E você? Sabe se a sua empresa precisa de uma mãozinha da digitalização?

Para começar, vamos esclarecer alguns conceitos básicos.

O que quer dizer digitalização?

Digitalização é o processo de transformar informação analógica em digital. Um exemplo são as fotografias, que há algumas décadas eram registros de momentos em papel, enquanto atualmente a grande maioria é digital.

Já o termo transformação digital se refere à adoção de tecnologias digitais por parte de uma empresa, com o objetivo de melhorar sua eficiência, aumentar seu valor e promover a inovação.

É exatamente por proporcionar tantas melhorias que a transformação digital é vista hoje como uma estratégia de crescimento imprescindível para qualquer negócio, independente do seu tamanho.

Confira a seguir alguns sinais que ajudam a identificar se seu negócio precisa se digitalizar. Veja também algumas ações que você pode tomar para iniciar esse processo.

1. Seus funcionários estão atolados em papel

Querendo saber qual foi o último pedido daquele cliente para propor uma nova compra? Se seu negócio não está digitalizado, provavelmente você vai ter que buscar o pedido em alguma pasta ou caderno esquecido em uma gaveta, o que dificulta o acesso rápido a esse tipo de informação.

Manter informações importantes em formato papel dificulta a busca rápida, sem falar no risco de perda ou dano da informação. Seus funcionários acabam tendo que investir muito tempo, localizando algo que poderia ter sido digitalizado, classificado e arquivado em local seguro, com backup.

Lembra das listas telefônicas? Elas eram imensos arquivos com o contato de pessoas e empresas. Quem hoje usa listas telefônicas? Ninguém! Elas foram substituídas há décadas! Por que, então, você ia querer administrar seu negócio usando a lógica das listas telefônicas?

Comece a virar o jogo:

Diversos aplicativos, muitos deles gratuitos, permitem a digitalização de documentos físicos em poucos segundos. Cam Scanner e Genius Scam são alguns exemplos de apps com muitas funcionalidades gratuitas que servem para este fim.

Você ainda mantém as contas da empresa em um caderninho? Será que ele ainda é a melhor opção? O app Trinta é uma ferramenta gratuita pensada para acabar com a papelada administrativa. Ele permite manter os registros de transações da sua empresa de forma digital e segura, já que os dados ficam salvos na nuvem. Conheça mais neste vídeo de apresentação.

2. Maioria dos seus processos é manual

Se você tem um comércio, a compra de produtos junto a fornecedores e a posterior venda aos seus clientes, incluindo todos os detalhes relacionados a essas ações, provavelmente é o centro da maioria dos seus processos. 

Realizá-los de maneira manual é um sinal de que a sua empresa precisa investir em digitalização. Já se imaginou indo a um grande comércio e recebendo recibos manuais da sua compra? Ficaria estranho, não é? Cada vez mais os processos manuais, principalmente relacionados a transações financeiras, são vistos como pouco profissionais e confiáveis.

Comece a virar o jogo:

Fazer uso de ferramentas digitais para o envio de recibos ou até para tarefas práticas como a cobrança de dívidas de clientes, mostrará mais profissionalismo e credibilidade ao seu negócio, sem abrir mão da personalização e atendimento diferenciado, benefícios próprios dos pequenos negócios.

O aplicativo da Trinta oferece o envio de lembretes de dívida automáticos, que podem estar integrados a um cadastro de clientes que você cria diretamente no app. Tudo completamente gratuito. Veja como funciona este recurso.‍

3. As pessoas da sua equipe não têm habilidades digitais

Processos não acontecem sozinhos, todo negócio precisa de pessoas capacitadas para levar os processos adiante e se a sua equipe não tem habilidades digitais, isso pode ser um obstáculo.
Você, como empreendedor, deve ser o primeiro a dar o exemplo e investir esforços na aquisição dessas habilidades. Tarde demais? Acha que não tem idade para isso? Nada disso tem sentido e não deve ser usado como desculpa. 

Independentemente do seu nível de conhecimento digital, de qual geração você vem ou dos recursos financeiros que dispõe, existem alternativas grátis e de fácil acesso para se capacitar em ferramentas digitais, basta definir isso como objetivo e se comprometer com essa tarefa.

Comece a virar o jogo:

Identifique as ferramentas que podem tornar a administração do seu negócio mais eficiente, aprenda sobre elas e envolva seus funcionários nesta aprendizagem.

Na Trinta, por exemplo, temos vários canais dedicados a capacitar empreendedores e suas equipes na gestão de negócios e no uso do app. E o aprendizado pode ser compartilhado com toda a equipe, já que os donos de negócio podem criar perfis aos seus funcionários para que eles tenham acesso a determinadas informações do comércio.  

‍Confira nosso canal do Youtube e encontre os conteúdos que podem ajudar sua empresa a evoluir.

4. Suas decisões não são baseadas em dados

Uma das principais debilidades de um negócio pouco digitalizado é a dificuldade em coletar dados que ajudem a tomar decisões. Essas decisões podem ser as mais simples, por exemplo, que produtos oferecer a um cliente específico, até outras mais complexas, como: tem sentido pedir um empréstimo para ampliar meu negócio?

O ponto é que se o seu pequeno comércio ainda vive na era analógica, coletar e analisar esses dados para a tomada de decisões é muito mais complicado. Você sabe exatamente como foi seu desempenho financeiro na última semana? E no último mês?

Controlar a performance de uma pequena empresa no papel e caneta abre espaço para imprecisões.

Comece a virar o jogo:

Muitos microempresários que querem controlar a informação administrativa dos seus negócios começam com uma planilha no Excel. Geralmente essa tática funciona nos primeiros dias ou semanas, quando o empresário dedica tempo a alimentar a planilha com suas informações de vendas e custos, mas logo a atualização do documento começa a ficar difícil.

Primeiro é preciso criar fórmulas ou baixar modelos de planilhas para este fim. Segundo, o formato das planilhas não é amigável para uso no celular, o que acaba deixando esse recurso exclusivo para o uso no computador. Terceiro, visualmente as planilhas não oferecem muito, não é?

Você já se deparou com uma planilha cheia de números e ficou perdido, sem saber por onde começar a entender a informação? Pois a tecnologia também veio para facilitar esse lado. 

A Trinta permite lançar vendas e gastos do seu negócio de maneira muito simples e de qualquer dispositivo: celular ou computador. Ambas versões são gratuitas, basta criar uma conta e começar a registrar suas transações. 

Automaticamente você vai alimentando sua base de dados e logo pode acessar seu balanço financeiro semanal, mensal e anual, que é gerado automaticamente. E o visual? Quanta diferença! Veja aqui tudo o que oferece Trinta.

5. Seus planos e projetos não avançam

Você quer evoluir, tem muitas ideias, mas seus planos não avançam. A digitalização pode ser a chave para concretizar aquilo que ficou no ar, já que permite planejar e executar ações de maneira mais eficaz. Como? 

O uso de ferramentas digitais na gestão do seu negócio pode te dar uma visão muito mais ampla da sua situação financeira, quais seus produtos estrela, os hábitos de compra dos seus clientes e muito mais.

Com essas informações, você certamente se sentirá mais seguro para avançar e tomar decisões.

Comece a virar o jogo:
Pequenas ações podem fazer uma grande diferença. Comece a formalizar seus planos e iniciativas e faça o acompanhamento dos avanços por meio de recursos digitais. Um exemplo são as ferramentas de gerenciamento de projetos como Trello e Asana, pelos quais você pode criar contas gratuitas e ir separando suas iniciativas em processo, por realizar e concluídas.

Por outro lado, para garantir que você está construindo a base que fundamentará seus planos, é preciso levar boas práticas administrativas ao universo digital. Crie o hábito de registrar todas as transações do seu negócio, sejam elas vendas, pagamentos e recebimentos para ter muito claro o que está gerando lucro, os gastos que precisam ser otimizados e muito mais.

O app Trinta oferece a possibilidade de lançamento de vendas, gastos e dívidas a pagar e receber e sua interface simplificada é acessível a qualquer tipo de usuário, não é necessário ser nenhum especialista em finanças.Conheça a versão aqui o que oferece a versão para computador.

6. Você não está se conectando com seus clientes digitalmente

O uso de ferramentas como o WhatsApp para se relacionar com clientes já é muito conhecido pelos empreendedores, mas o universo digital permite muito mais. Atendimento automatizado e personalização da experiência são exemplos de iniciativas que podem gerar um grande  impacto também para os micro e pequenos negócios.

Se você ainda está restrito ao envio de mensagens manuais deve saber que explorar outras possibilidades não é tão complicado.
Além disso, quando você investe em iniciativas digitais para se relacionar com clientes, está construindo uma base de dados sobre os hábitos e comportamentos deles e essas informações vão alimentar suas ações futuras para que elas sejam ainda mais bem sucedidas.

Comece a virar o jogo:
Busque alternativas digitais para suas necessidades. Comece criando um bom catálogo virtual e procure ferramentas que ajudem a difundi-lo. No aplicativo Trinta, você pode subir as fotos dos seus produtos com preço e descrição e o próprio aplicativo gera um link para você compartilhar como quiser. Para saber mais sobre essa função, acesse nosso conteúdo específico.

Também as redes sociais e aplicativos de mensagens como o WhatsApp Business permitem a criação de mensagens automáticas que podem agilizar o atendimento a clientes e, ao mesmo tempo, ir registrando as preferências deles, seus hábitos de compra e outros dados que podem ajudar você a planejar melhor suas estratégias.

7. Suas ações são improvisadas‍

Sérgio, o dono do hortifruti cuja história abriu nosso artigo, ingressou no mundo digital a partir da necessidade criada pela pandemia. Assim como ele, milhões de pequenos negócios ao redor do mundo tiveram que reagir de forma imediata àquela situação, para se sustentar. 

Se você também tem uma postura reativa no seu negócio, ou seja, reage às situações e dificilmente age de maneira planejada, tenha em conta que o improviso é muitas vezes necessário, mas não é o melhor caminho para crescer. 

Micro e pequenos negócios também precisam de uma estratégia digital já que cada vez os consumidores buscam soluções digitais. Soa muito sofisticado para você? Pois saiba que não é nada que você não seja capaz de realizar.

Comece a virar o jogo:
Conscientizar-se de que a digitalização é o caminho que pode transformar seu pequeno negócio pode ser o primeiro passo para começar a virar o jogo. 

Na sequência é preciso definir o que significa digitalizar-se no contexto do seu negócio. Para o hortifruti de Sérgio, pode representar contar com um catálogo virtual e ampliar seus espectro de vendas que irão além do ambiente físico da sua loja.

Também pode ter sentido para o Sérgio, usar ferramentas digitais para atender a clientes de uma forma mais ágil e que impacte no seu volume de vendas.

Contar com soluções digitais para fazer a administração é algo que também beneficiaria o hortifruti de Sérgio e praticamente qualquer outro tipo de comércio. Ter muito claro quanto se está lucrando, quem são os clientes e fornecedores, quais os gastos principais do negócio é fundamental para tomar decisões dentro de um negócio.

Quando se fala de transformação digital, muitos micros e pequenos empresários pensam que estão fora da jogada. “De onde vou tirar dinheiro para investir?”, se perguntam. 

Mas, como vimos neste texto, há muito que se pode fazer usando ferramentas grátis, como Trinta, o que poderá se refletir em grandes melhorias administrativas. Que tal começar agora?